Conheça a metodologia que forma a cultura do 5S na Organização

Haroldo Ribeiro

• Por que a grande maioria das médias e grandes empresas do Brasil está tentando implantar o 5S pela segunda ou terceira vez?

• Por que 80% das empresas não conseguem manter o Programa 5S por mais de 2 ou 3 anos?

• Por que apenas 2% das empresas conseguem implementar sistematicamente todos os 5 "S"?

• Qual a metodologia que realmente forma a cultura do 5S na Organização?

  
  

Conheça o modelo aplicado e continuamente aprimorado por mim ao longo de mais de 30 anos em médias e grandes empresas de 8 países, que equilibra prática, liderança, auditoria e certificação.

Metodologia

5S como processo educacional - mudança de hábitos por transformação do ambiente de trabalho

O 5S deve ser visto como um programa educacional contínuo. Ele promove a transformação do comportamento por meio da modificação do ambiente, gerando reflexos em disciplina, produtividade e engajamento das pessoas.

Fundamentado no ciclo PDCA com foco no planejamento e execução

A aplicação do PDCA no 5S garante que cada etapa seja planejada, executada, verificada e melhorada. Dessa forma, o programa não se perde em ações pontuais, mas se transforma em um processo cíclico de aperfeiçoamento.

5S como aliado das lideranças, e não puxado por auditorias

O sucesso do 5S depende da adesão e do exemplo das lideranças. Quando o programa é apenas conduzido por auditorias, sem a participação ativa dos gestores, tende a perder credibilidade e a se esvaziar com o tempo.

Auditorias como geradora de oportunidades de melhorias, e não como julgamento

As auditorias devem ser encaradas como uma oportunidade de evolução. O auditor não atua como “juiz”, mas como facilitador de mudanças, ajudando a organização a identificar gargalos e propor soluções.

5S com funcionalidades, e não como estética

Mais do que aparência, o 5S deve gerar benefícios concretos: segurança, agilidade, redução de desperdícios e custos, maior confiabilidade e vida útil dos ativos, qualidade de vida no trabalho, etc. A estética é uma consequência, não o objetivo principal.

São aplicadas 4 linhas de ação estratégica: Educação, padronização, auditoria e promocional

Essas linhas asseguram a sustentação do programa. Educação promove a conscientização; padronização cria regras claras; auditoria garante a melhoria contínua; e ações promocionais mantêm a motivação.

Na primeira etapa se consolidam os 3 primeiros "S". Na segunda etapa se implementam e consolidam os 2 últimos "S". E na terceira, e última etapa, são mantidos e melhorados todos os 5S

O processo é progressivo: primeiro organiza-se a base, depois consolidam-se disciplina e padronização, e finalmente integra-se todo o sistema. Essa lógica evita retrocessos e aumenta a maturidade da cultura organizacional.

Conceitos

Entendimento da funcionalidade e benefícios de cada "S"

Cada senso possui uma função específica, que precisa ser entendida pelas equipes. O foco está em resultados práticos e melhorias reais, e não em atividades superficiais ou campanhas isoladas:

• SEIRI - Utilização e conservação de instalações e recursos, evitando desperdícios e racionalizando o uso do espaço. Não se trata apenas de descartar, mas de valorizar o que realmente agrega para a atividade.

• SEITON - Vai além de organizar. Implica definir locais adequados, ter layouts produtivos e seguros, e reduzir riscos. O foco é eliminar o estresse e aumentar a eficiência, e não apenas criar uma “ordem estética”.

• SEISO - Envolve identificar fontes de sujeira, criar padrões de limpeza e garantir sistemas de coleta eficazes. A prática deve respeitar as condições reais do ambiente, e não se limitar a uma limpeza superficial ou utópica.

• SEIKETSU - Consiste na padronização de ambientes, regras de convivência e normas de saúde e higiene. A função é manter os ganhos obtidos com os três primeiros “S” de forma sustentável e estruturada.

• SHITSUKE - É o senso mais desafiador, pois requer disciplina, adesão espontânea e hábitos sólidos. A prática vai além de avaliar pontualmente: envolve cultivar atitudes permanentes de responsabilidade e comprometimento.

Práticas cotidianas, e não estanques

O 5S precisa estar presente no dia a dia, incorporado às rotinas. Quando é tratado como evento ou ação isolada, perde a força de transformação cultural.

Auditorias

Aspectos comportamentais

As auditorias avaliam a intensidade e a amplitude dos problemas, incentivando posturas corretivas. O objetivo é desenvolver consciência coletiva e não apenas apontar falhas individuais.

Aspectos atitudinais

Aqui se considera se os problemas estão mapeados, o nível de abrangência e os planos de ação existentes. A empresa deve demonstrar que está agindo proativamente na resolução de desafios.

Aspectos infraestruturais

São analisados riscos, amplitude dos problemas e providências adotadas. O auditor deve compreender a gravidade de cada situação para propor medidas realistas e sustentáveis.

Considera as características do ambiente

O auditor precisa conhecer a realidade local. Julgamentos superficiais ou preconceituosos desmotivam equipes e prejudicam o processo de melhoria contínua.

As informações dos responsáveis pelas áreas não necessitam de comprovação

A confiança é fundamental. As opiniões podem ser questionadas, mas prevalece a análise do auditor, que deve basear-se no bom senso e na credibilidade das informações recebidas.

Notas

As avaliações levam em conta criticidade, características do problema e porte da área auditada. Isso permite uma análise justa, proporcional e voltada à melhoria contínua. Há 5 notas baseadas em bom senso e padronização, quando existe.

A avaliação busca equilíbrio: nem excessivamente rígida, nem permissiva. O auditor deve aplicar critérios de forma coerente e uniforme, adaptados ao contexto da área.

Evidências não são preconceituosas. Participação obrigatória do auditado

O auditado participa ativamente, garantindo transparência. A coleta de evidências deve ser objetiva e respeitosa, fortalecendo o aprendizado organizacional.

Certificação

Criada em 1996 e aplicada em 8 países. Feitas presencialmente por Haroldo RibeiroA Certificação 5S é pioneira e reconhecida internacionalmente, consolidando-se como referência para organizações que desejam credibilidade e sustentabilidade em seus programas.

• Focada em práticas, e não em documentos

O diferencial está na avaliação das práticas reais no ambiente de trabalho. A ênfase não está em papéis ou registros, mas na comprovação prática da cultura implantada.

• São auditadas as áreas e entrevistadas as lideranças

A certificação valoriza a visão integrada: avalia processos, condições de trabalho e o papel da liderança. A combinação assegura consistência e engajamento em todos os níveis da organização.

• Tem validade de 2 anos, mas há necessidade de se fazer auditorias internas semestrais, no mínimo

Esse intervalo garante equilíbrio entre acompanhamento externo e responsabilidade interna. As auditorias semestrais reforçam a melhoria contínua e mantêm viva a prática do 5S.

Conclusão

Implantar o 5S é muito mais do que executar campanhas ou organizar espaços. Trata-se de criar uma verdadeira cultura de disciplina, eficiência e respeito às pessoas e ao ambiente de trabalho. A metodologia que apresento é fruto de mais de três décadas de aplicação prática, com resultados comprovados em empresas de diferentes países.

O convite está feito: implante o 5S de maneira efetiva e definitiva. Entre em contato e peça já uma proposta pelo e-mail: pdca@terra.com.br.

Haroldo Ribeiro é consultor especializado no Japão, e autor de 36 livros sobre 5S e TPM, desde 1994.

www.pdca.com.br