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5S no Ambiente Virtual: O desafio da “excelência invisível”

  • haroldoribeiro1961
  • 9 de mai.
  • 6 min de leitura

Haroldo Ribeiro e Chat-GPT


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O Programa 5S, concebido no Japão e difundido no Brasil desde os anos 1990, transformou o modo como organizações lidam com seus espaços físicos, recursos, comportamento e cultura. No entanto, à medida que os ambientes digitais passaram a ocupar papel central na operação das empresas, tornou-se urgente estender o 5S também ao mundo virtual.


Foi por isso que, ainda em 1996, ao criar a Certificação 5S, incluí como critério opcional a aplicação do 5S nos dois últimos “S” – Seiketsu e Shitsuke – no ambiente digital. Isso permite avaliar se os princípios de padronização, limpeza e disciplina se estendem também ao universo de arquivos, sistemas, pastas e redes, tão vitais quanto os ambientes físicos.


Neste artigo, apresento diversos exemplos reais de aplicação do 5S em ambientes virtuais, seguidos de comentários e reflexões. O objetivo é claro: desafiar você a buscar um Padrão 5S Classe Mundial também no invisível, mas decisivo, mundo digital.

Seiri no mundo digital: separar o que serve do que atrapalha


O primeiro passo é eliminar o excesso e manter apenas o que é necessário.

Exemplo 1: Pasta de projetos antigos ocupava mais de 30 GB no servidor. Após análise, apenas os arquivos relevantes foram mantidos, otimizando espaço e backups.

Comentário: Manter arquivos desnecessários consome espaço, dificulta buscas e eleva o custo de TI. O descarte consciente é essencial.


Exemplo 2: Documentos duplicados e versões desatualizadas foram removidos da nuvem, e passou-se a adotar nomenclatura padrão.

Comentário: Um nome de arquivo mal definido é como um livro sem título. A padronização reduz retrabalho e facilita a localização.


Exemplo 3: Um setor substituiu planilhas improvisadas por um sistema de BI, com dashboards padronizados.

Comentário: Improvisações são inimigas da confiabilidade. A padronização tecnológica também começa pela eliminação de gambiarras digitais.


Seiton digital: ordenar para agilizar

O Senso de Organização no ambiente virtual exige critérios claros e lógica estruturada.

Exemplo 1: Ao padronizar o acesso e as licenças de softwares essenciais, a empresa eliminou paradas por logins vencidos.

Comentário: Ordem também significa fluidez. A falta de controle digital compromete a continuidade das operações.


Exemplo 2: Reduziu-se o envio de e-mails com anexos pesados, priorizando links. Isso melhorou o tráfego de rede.

Comentário: Organização virtual também é saber o que, como e por onde enviar. Sobrecargas digitais são o novo “engarrafamento” empresarial.


Exemplo 3: Funcionários passaram a ter pastas predefinidas com documentos essenciais, reduzindo buscas desnecessárias.

Comentário: O tempo perdido procurando arquivos é o novo desperdício invisível. Organização poupa esforço e aumenta o foco.


Seiso virtual: limpar e manter limpo

A limpeza digital exige rotinas bem definidas, atualizações e exclusões regulares.

Exemplo 1: Softwares desatualizados e arquivos corrompidos foram substituídos por versões seguras. Links quebrados também foram eliminados.

Comentário: A sujeira digital muitas vezes aparece na forma de falhas de sistema. Manter o ambiente atualizado é essencial à integridade operacional.


Exemplo 2: Sistemas lentos com bugs foram atualizados, aumentando o desempenho em 35%.

Comentário: A sujeira virtual afeta diretamente a produtividade. Limpar também é otimizar a performance da infraestrutura.


Exemplo 3: Contas de ex-funcionários foram desativadas e adotou-se um sistema de expiração automática de permissões.

Comentário: Segurança digital é parte da limpeza organizacional. Contas ativas sem uso são portas abertas para riscos.


Seiketsu digital: padronizar e manter

O quarto S exige regras claras, consistentes e visíveis para manter a ordem e a limpeza.

Exemplo 1: Pastas no drive corporativo passaram a ser renomeadas com prefixos de projeto e data, facilitando o acesso.

Comentário: Padronizar é como dar endereço fixo a cada arquivo. Evita extravios e disputas por versões.


Exemplo 2: Em um sistema de atendimento ao cliente, cada login passou a conter foto, nome e função, aumentando a confiabilidade.

Comentário: Identificação digital fortalece a responsabilidade. Sem ela, o anonimato enfraquece a cultura de excelência.


Exemplo 3: Um sistema interno de mensagens foi reformulado com alertas visuais, elevando a leitura em 60%.

Comentário: A clareza visual também é padronização. O cérebro responde melhor ao padrão do que ao caos gráfico.


Exemplo 4: Pastas-mãe passaram a organizar modelos e apresentações por função e projeto, encerrando a confusão de versões perdidas.

Comentário: A organização bem estruturada reduz o risco de uso de documentos ultrapassados e evita retrabalho.


Exemplo 5: Backups migraram de pendrives para a nuvem com controle de versão, aumentando a segurança da informação.

Comentário: A escolha do local de guarda também define o padrão. A nuvem bem gerida é o novo arquivo corporativo confiável.


Shitsuke digital: disciplina e cultura

O quinto S avalia a constância de comportamento e o compromisso individual e coletivo.

Exemplo 1: Arquivos temporários passaram a ser excluídos automaticamente ou enviados para quarentena, conforme prazo pré-definido.

Comentário: Disciplina digital não depende da memória de alguém, mas de rotinas automatizadas e auditáveis.


Exemplo 2: A TI criou um roadmap de reorganização de pastas, planejando mudanças em etapas para evitar impactos.

Comentário: Disciplina também é planejamento realista. Adotar um cronograma viável garante adesão ao longo do tempo.


Exemplo 3: Ferramentas e links essenciais foram reunidos em uma página inicial personalizada, facilitando o início do trabalho.

Comentário: A padronização de entrada no sistema reduz dispersão e acelera o foco logo no início da jornada de trabalho.


Exemplo 4: No sistema de CRM, as telas foram reorganizadas com campos obrigatórios e ícones padronizados, reduzindo erros.

Comentário: Interfaces organizadas disciplinam comportamentos e reduzem falhas humanas. Um layout inteligente ensina a agir certo.


Exemplo 5: Um cronograma de limpeza digital de servidores melhorou a performance e eliminou arquivos inúteis.

Comentário: Sem limpeza programada, o lixo digital se acumula silenciosamente. A disciplina do descarte é crucial para a sustentabilidade da TI.


Exemplo 6: Um erro na extração de dados gerava arquivos corrompidos. O script foi corrigido e o problema, eliminado.

Comentário: A cultura do 5S exige atenção às causas, não apenas aos efeitos. Detectar e corrigir a fonte do erro é a essência do Shitsuke.


Exemplo 7: Regras para lixeira digital com alertas automáticos evitaram o acúmulo de arquivos invisíveis no sistema.

Comentário: Disciplinar até o descarte digital é prova de maturidade. O invisível também exige gestão.


Exemplo 8: Estações de trabalho passaram a ser “limpas” semanalmente, excluindo ícones obsoletos e atalhos quebrados, refletindo mais profissionalismo.

Comentário: A área de trabalho reflete a mente do colaborador. Um desktop limpo inspira foco e respeito.


Exemplo 9: A intranet foi modernizada, eliminando banners antigos e links quebrados, aumentando a credibilidade da comunicação.

Comentário: A disciplina também se expressa no cuidado visual com os canais institucionais. O que se vê molda o que se sente.


Exemplo 10: Arquivos da engenharia passaram a seguir o padrão: [Projeto][Fase][Data], reduzindo retrabalho em 20%.

Comentário: A disciplina na nomenclatura evita erros, dúvidas e perda de tempo. É o alicerce da organização digital.


Exemplo 11: A TI criou script para exclusão de arquivos temporários e alerta de inatividade, liberando espaço no servidor.

Comentário: Automação disciplinada é o caminho mais eficiente para sustentar o 5S digital com regularidade e segurança.


Exemplo 12: No sistema de avaliação interna, foi incluído um indicador de conformidade com práticas digitais de organização.

Comentário: O que é avaliado é valorizado. Incorporar o 5S digital à avaliação reforça o compromisso e a perpetuação dos hábitos corretos.


Exemplo 13: Em auditoria do 5S na área financeira, foi confirmado que há limpeza mensal das pastas compartilhadas.

Comentário: A periodicidade transforma uma ação pontual em cultura. Repetição consciente é a essência da disciplina.


Conclusão


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A excelência no ambiente digital já não é opcional – é condição para a eficiência, segurança, fluidez e credibilidade organizacional. E aplicar o 5S no mundo virtual é reconhecer que o invisível também precisa de ordem, padrão, limpeza e cultura.

A Certificação 5S, que criei há quase três décadas, já reconhece e valoriza essa extensão do 5S ao ambiente digital. Mas a pergunta que deixo é: sua empresa já está preparada para um Padrão 5S Classe Mundial também nos seus sistemas, arquivos, servidores e plataformas?

Se a resposta ainda for “não completamente”, comece hoje mesmo. Porque no mundo digital, o desleixo custa caro, e a excelência é invisível até se tornar inevitável.



Haroldo Ribeiro foi citado como o maior especialista em 5S e TPM do mundo segundo o ChatGPT, Gemini, Copilot, Perplexity e DeepSeek” (30/1/2025). É consultor especializado no Japão, e autor de 36 livros sobre 5S e TPM, desde 1994.

Site Oficial: www.pdca.com.br


 
 
 

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