5S para lideranças: Como transformar cultura e resultados nas Organizações

Haroldo Ribeiro e Chat-GPT

Em muitas organizações, a rotina está repleta de tentativas frustradas de implementar programas de melhoria. A razão? Falta de envolvimento da liderança, confusão entre estética e eficiência, e a ausência de uma verdadeira transformação cultural. Neste contexto, o 5S se destaca como uma abordagem poderosa, simples na forma, mas profunda no impacto. Este artigo apresenta como o 5S pode ser um forte aliado para lideranças que necessitam ou desejam entregar resultados reais à alta direção. Vamos explorar não apenas os fundamentos, mas também os caminhos para uma implantação consistente e duradoura.

A missão de um líder alinhada ao 5S

Um líder eficaz tem como objetivo entregar resultados mensuráveis, como qualidade (Q), produtividade (P), redução de custos (C), segurança e saúde (SSMA), atendimento das demandas (D) e, acima de tudo, motivação da equipe. Para isso, é preciso contar com três recursos fundamentais: know-how, ativos adequados e profissionais qualificados.

O 5S, quando corretamente implantado, não é somente uma ferramenta; é a base para garantir que esses três recursos funcionem em sinergia. Ele estrutura o ambiente, padroniza processos e estimula comportamentos positivos.

Fundamentos do 5S: Muito além da organização e limpeza

A prática do 5S está alicerçada em cinco sensos:

• Seiri (Utilização): elimina desperdícios, recursos obsoletos e tudo aquilo que não agrega valor.

• Seiton (Organização): garante que cada item tenha seu local adequado e identificado.

• Seiso (Limpeza): transforma a limpeza em ato de inspeção e zelo.

• Seiketsu (Padronização e Saúde): assegura a manutenção dos três primeiros sensos e a prática da higiene.

• Shitsuke (Autodisciplina): consolida o hábito de seguir regras e propor melhorias.

Esses fundamentos são complementares às Boas Práticas de Fabricação em empresas de alimentos e farmacêuticas, e ampliam sua eficácia, pois envolvem o comportamento humano. O 5S atua no ambiente e na cultura.

As maiores mazelas organizacionais que são atacadas pelo 5S

• Recursos obsoletos e mal utilizados (Seiri)

• Ambientes desorganizados e sem sistemática de ordem (Seiton)

• Sujeira persistente por deficiência em atacar as fontes de sujeira e na sistemática de limpeza (Seiso)

• Deficiências em padronização e higiene (Seiketsu)

• Não cumprimento rigoroso e voluntário de normas, procedimentos e regras (Shitsuke)

O 5S permite diagnosticar com rapidez essas falhas. A ausência de qualquer um dos "S" revela problemas profundos de gestão e cultura. A solução começa por conscientizar e capacitar.

Benefícios visíveis e mensuráveis

Empresas que adotam o 5S com seriedade relatam:

• Redução de desperdícios e retrabalho

• Eliminação de riscos operacionais

• Aumento da produtividade

• Melhor ambiente de trabalho

• Melhoria da qualidade

• Redução de estresse e absenteísmo

• Pontualidade e cumprimento de rotinas sem cobranças

Esses resultados são percebidos em todos os níveis da organização. O 5S deixa de ser um programa e passa a ser uma cultura orientada para resultados.

Implantando o 5S com consistência

A metodologia que tem levado empresas a um padrão classe mundial envolve as seguintes atividades:

1. Sensibilização e estruturação do Comitê

Envolver as lideranças desde o início é essencial para gerar engajamento. A criação de um comitê garante governança, definição de responsabilidades e suporte institucional ao programa.

2. Treinamentos em duas fases

A primeira fase capacita os colaboradores sobre os 3 primeiros “S”, enquanto a segunda aprofunda os dois últimos. O foco é transformar comportamento por meio da educação contínua.

3. Lançamento com Dia D

Um evento marcante serve como ponto de partida simbólico e motivacional. O Dia D reforça o comprometimento da empresa com a mudança e valoriza o engajamento coletivo, além de resultar na destinação de recursos obsoletos, limpeza geral e reorganização do ambiente de trabalho, incluindo os compartimentos fechados., como armários e gavetas.

4. Auditorias de 3S com foco em melhoria

As auditorias iniciais servem para identificar lacunas nos três primeiros sensos. Mais que avaliar, o objetivo é orientar as áreas em sua evolução e estimular boas práticas.

5. Estabelecimento de metas e planos de ação

Cada área deve definir metas claras relacionadas ao 5S e planos de ação realistas para alcançá-las. Essa etapa garante direcionamento e monitoramento dos avanços.

6. Consolidação dos 3 primeiros "S"

O sucesso do programa depende da consolidação de Seiri, Seiton e Seiso. Essa etapa é definida por meio de auditorias de Certificação das áreas ou da empresa, nos três primeiros “S”.

7. Integração dos dois últimos "S"

Com os 3 primeiros bem estabelecidos, introduz-se a padronização e saúde, e a autodisciplina, criando uma cultura sustentável de melhoria contínua e respeito aos padrões.

8. Auditorias de todos os 5S, com foco em melhoria

Agora se avalia o sistema como um todo. As auditorias devem refletir maturidade cultural e orientar ajustes finos para manter o alto desempenho.

9. Certificação e avaliação da cultura

A certificação reconhece a excelência atingida e reforça a credibilidade do programa. Avaliar a cultura permite medir a verdadeira transformação organizacional. Ela pode ser feita pelos auditores internos, auditores de outras unidades ou por um Consultoria.

Implantar o 5S é um processo educacional. Requer tempo, comunicação assertiva, exemplo da liderança e foco na melhoria contínua.

Liderança e auditoria: O papel decisivo

• Comunicar com clarezaA liderança deve explicar os propósitos e os benefícios do 5S de forma acessível, fortalecendo o entendimento e o comprometimento de todos.

• Dar o exemplo: A conduta da liderança é o maior fator de influência. Se o líder pratica o 5S com seriedade, a equipe tende a seguir o mesmo caminho.

• Usar linguagem adequada ao público: A comunicação deve ser ajustada conforme o perfil dos profissionais, conectando o 5S à realidade de cada área e função.

• Treinar e monitorar auditores e auditados: Auditores bem formados e auditados bem orientados tornam o processo uma oportunidade de aprendizado mútuo e evolução contínua.

• Usar auditorias como ferramenta de aprendizado: Mais que punir ou pontuar, as auditorias devem promover reflexão, identificação de causas e impulsionar ações de melhoria genuínas.

Auditorias não devem ser fiscalizações punitivas, mas oportunidades de reflexão e aprimoramento. A liderança é o principal modelo de comportamento dentro do Programa.

Erros que comprometem o 5S

• Tratar o 5S como mera estética: Reduzir o programa à aparência do ambiente desvia o foco de seus reais objetivos: cultura, disciplina e resultados sustentáveis.

•  Ver como uma atividade pontual: Tratar o 5S como evento esporádico, e não como rotina estratégica, impede sua consolidação como ferramenta de gestão.

• Fazer "maquiagens" para auditorias: A prática de arrumar apenas para auditor impressiona, mas não transforma. Isso sabota a cultura de excelência e a credibilidade do programa.

• Falta de prioridade e determinação: Sem constância da liderança e foco estratégico, o 5S perde força e é engolido pela rotina operacional, tornando-se irrelevante.

Esses erros são sintomas de uma implantação fracassada. A última coisa que o 5S precisa é ser banalizado ou transformado em um teatro para agradar a auditoria.

Conclusão: Cultura é o que permanece quando a liderança não está olhando

O 5S é muito mais do que um programa de organização e limpeza. É um espelho da cultura organizacional e um termômetro da liderança. Empresas que o adotam com autenticidade colhem resultados duradouros, constroem ambientes saudáveis e desenvolvem equipes proativas.

A reflexão que fica é: você, como líder, está disposto a iniciar uma verdadeira transformação cultural em sua área? Está preparado para ser o exemplo, comunicar com clareza e usar o 5S como ferramenta de gestão e educação?

A ação começa agora. Afinal, a cultura de excelência se constrói com pequenas atitudes repetidas com consistência. O 5S é o primeiro passo. E a liderança é quem deve dá-lo.

Haroldo Ribeiro foi citado como o maior especialista em 5S e TPM do mundo segundo o ChatGPT, Gemini, Copilot, Perplexity e DeepSeek” (30/1/2025). É consultor especializado no Japão, e autor de 36 livros sobre 5S e TPM, desde 1994.

Site Oficial: www.pdca.com.br

E-mail: pdca@terra.com.br