5S: quando você desiste dele, com que método vai atacar as mesmas mazelas?

Haroldo Ribeiro e Chat-GPT

Há empresas que dizem ter “superado” o 5S. Outras afirmam que ele “não funciona”, que “já tentaram” ou que “não é prioridade”. Algumas preferem admitir: “Desistimos”. O ponto é que o 5S não é um enfeite organizacional, nem um programa de “ordem e limpeza” para agradar visitas. Ele é um método direto para enfrentar problemas estruturais de desempenho, segurança, custos, confiabilidade, disciplina e cultura.

Então vale uma pergunta simples — e incômoda: se você não tem, ou desistiu do 5S em sua empresa ou área, o que está fazendo para atacar as mazelas tratadas por ele? Porque elas não desaparecem com a decisão de parar um programa. Elas apenas deixam de ser tratadas de forma sistemática. E quando isso acontece, a empresa continua convivendo com desperdícios, desorganização, degradação, improviso e baixa disciplina — muitas vezes normalizando tudo como se fosse “o jeito do setor”, “a realidade do negócio” ou “a cultura da empresa”.

Este artigo não é um apelo romântico ao 5S. É um chamado racional para encarar que não existe mágica. Se as dores continuam existindo, você precisa de um método que as enfrente. E, nesse terreno, o 5S é um dos instrumentos mais simples, mais completos e mais poderosos já criados — justamente porque ataca fundamentos.

1) Desperdícios: eles já foram eliminados… ou você só não está vendo?

Muita gente diz: “Aqui não tem desperdício”. Quase sempre é uma frase baseada em hábito, e não em evidência. Desperdício é como vazamento: quando você se acostuma com ele, ele vira parte da paisagem. E o 5S, quando bem aplicado, é um “detector” do que o cotidiano faz você ignorar.

Pare e pense: os desperdícios já foram eliminados? Eles não existem, ou é você que não está vendo? Nos ambientes de trabalho, desperdício aparece em:

• Recursos sem utilidade, obsoletos, prazo de validade vencidos e ou sem condições de uso

• Recursos em excesso

• Recursos inadequados ou usados inadequadamente

• Consumo desnecessário, inclusive de água e energia

• Falta sistemática de um recurso, levando à improvisações

• Instalações ou recursos com defeitos.

O Seiri (utilização) força decisões que são constantemente adiadas: o que fica e o que sai, o que é necessário e o que é excesso, o que agrega valor e o que só ocupa espaço físico e mental. Quando isso não existe, o desperdício não grita — ele sussurra todos os dias, consumindo tempo, energia, dinheiro e foco.

E desperdício não é apenas custo. É também risco: item sobrando vira obstáculo, improviso vira rotina, “jeitinho” vira padrão. O 5S é um método que empurra a organização para enxergar o que é incômodo enxergar.

2) Organização: é possível ser produtivo e seguro na desorganização?

Alguns ambientes “funcionam” desorganizados… até o dia em que deixam de funcionar. A desorganização pode até conviver com produção no curto prazo, mas ela cobra juros compostos: aumenta o tempo de ciclo, eleva erros, dificulta inspeção, favorece acidentes, piora a comunicação, alimenta conflitos e enfraquece a responsabilidade.

A pergunta é direta: as coisas estão devidamente organizadas? Você acredita que é possível ter uma área produtiva e segura, mesmo estando desorganizada?

Seiton (ordenação) não é estética. É engenharia de rotina. É desenhar o local de trabalho para que o trabalho flua com menos esforço e mais previsibilidade. É o princípio básico do “encontrar em 30 segundos”, do “guardar sem pensar”, do “retirar sem gerar bagunça”, do “deixar claro para qualquer pessoa”, o que está certo e o que está errado. O que está ou não sob controle.

Quando a organização é fraca, a empresa depende de heróis: “fulano sabe onde fica”, “ciclano lembra como faz”. Só que heróis faltam, mudam de turno, saem de férias, são promovidos, pedem demissão. Organização fraca cria dependência de pessoas; organização forte cria autonomia do processo.

E segurança? Segurança não se negocia. Desorganização é um convite para incidentes: obstáculos no caminho, itens fora de lugar, vazamentos não percebidos, ferramentas improvisadas, sinalização confusa, riscos escondidos. A área pode até “produzir”, mas o custo pode vir em acidente, afastamento, parada e prejuízo reputacional.

3) Conservação e limpeza: onde não há zelo, nasce a indisponibilidade

O terceiro “S”, SEISO é ainda mais estratégico: a conservação do ambiente e dos recursos. Aqui a pergunta ganha peso: o ambiente e os seus recursos estão bem conservados? A vida útil é adequada, ou o custo de manutenção e a indisponibilidade preocupam?

O 5S não substitui manutenção profissional — mas ele cria o solo para que a manutenção funcione. A limpeza (Seiso) é também inspeção. É percepção. É o momento em que vazamentos são descobertos, folgas são notadas, ruídos são percebidos, desgastes aparecem, anomalias ficam visíveis.

E por que isso importa? Porque a deterioração começa pequena. Começa como poeira, óleo, cavaco, sujeira, trinca, folga, ruído, cheiro, vibração. Se ninguém limpa, ninguém vê. Se ninguém vê, ninguém age. Se ninguém age, o custo explode. Depois a empresa chama isso de “quebra inesperada”, “azar”, “equipamento ruim” ou “falta de peça”. Quando, na verdade, foi falta de método e disciplina.

A provocação do seu texto é correta: você acha que profissionais que não se preocupam com a limpeza são capazes de zelar pelos equipamentos e demais ativos?Não é sobre moralismo. É sobre coerência. Quem não cuida do básico, dificilmente sustentará o avançado.

4) Higiene, autoestima e motivação: o 5S mexe com a pessoa — e isso assusta

Aqui está um ponto que muitos evitam: o 5S toca no comportamento humano, não apenas na logística do local. Você acha que pessoas que não têm senso de higiene, e não se preocupam com a sua própria saúde, têm autoestima elevada? E se a autoestima é baixa, como exigir motivação consistente?

A pergunta seguinte é inevitável: você acredita que é possível ter colaboradores motivados quando sua autoestima é baixa?

Em ambientes onde tudo está sujo, quebrado, improvisado e desorganizado, a mensagem implícita é: “tanto faz”. E quando “tanto faz” vira cultura, o compromisso cai, o cuidado cai, o orgulho, no bom sentido, cai. A pessoa passa a entregar o mínimo, porque o ambiente comunica o mínimo.

O 5S, quando bem conduzido, devolve dignidade ao trabalho. Ele transforma a área em um espaço em que as pessoas percebem valor no que fazem e em como fazem. Isso gera um combustível poderoso: orgulho de si. E orgulho é um dos pilares silenciosos da motivação.

Por isso o 5S não é superficial. Ele é profundamente cultural. Ele mexe com padrões, crenças e com a tolerância à mediocridade. Ele exige liderança.

5) Disciplina e conformidade: sem 5S, como esperar cumprimento rigoroso de regras?

Uma pequena reflexão: se as pessoas não conseguem manter seus ambientes de trabalho organizados e limpos, como vão cumprir voluntária e rigorosamente as normas, procedimentos e regras?

O cumprimento de procedimentos não começa no procedimento; começa na atitude. E atitude se revela no pequeno: devolver ferramenta, identificar material, guardar no lugar, limpar ao terminar, registrar anomalia, seguir padrão. Se a pessoa só faz isso quando alguém cobra, o problema não é o 5S: é a cultura.

E então chega a pergunta-chave: como melhorar a proatividade das pessoas se elas não têm a motivação devida para realizar a sua rotina? Se elas só mantêm ambientes limpos e organizados quando são cobradas?

Proatividade não nasce de cartaz. Ela nasce de um sistema em que o certo é fácil, o errado é evidente, e a liderança sustenta o padrão com consistência.

Quando o 5S é tratado como “campanha”, ele morre quando o entusiasmo morre. Quando é tratado como método de gestão, ele vira rotina, vira padrão, vira cultura. E isso depende de decisão gerencial, não de boa vontade do chão de fábrica.

6) O preconceito com o simples: o erro de buscar status em vez de resultado

Muitos rejeitam o 5S por um motivo pouco confessável: ele parece simples demais. Há quem prefira ferramentas “com nome em inglês”, métodos com siglas sofisticadas, projetos que geram status — mesmo que não resolvam o básico. É o culto à complexidade.

Por isso o alerta do seu texto é precioso:

• Não tenha preconceito com o 5S apenas porque é um método que trata de conceitos simples, e por não ser algo novo.

• Não busque status na escolha de ferramentas ou metodologias de gestão apenas porque estão na moda e parecem complexos.

O sofisticado sem fundamento é maquiagem. A empresa pode até “parecer moderna”, mas continuará sofrendo com perdas básicas: procura, improviso, quebras, acidentes, retrabalho, baixa disciplina, baixa confiabilidade.

E aqui entra sua metáfora perfeita: “5S é como chá de camomila, pode ser tomado a qualquer momento e não tem contraindicação.”

A camomila não substitui cirurgia quando é necessária. Mas ajuda a estabilizar, acalmar, preparar, sustentar. O 5S é base. Ele prepara o terreno para manutenção inteligente, para TPM, para Lean, para qualidade total, para segurança robusta, para produtividade sustentável. Sem base, tudo vira esforço momentâneo.

7) 5S como espelho da cultura e da liderança

Eu tenho uma afirmação que está na contracapa do meu livro “A Bíblia do 5S” e que deveria estar na sala de reunião: “5S é a maneira mais prática de se avaliar a verdadeira cultura da empresa e a real competência de seus líderes.”

Porque é fácil discursar sobre cultura. Difícil é sustentar padrão quando ninguém está olhando. É fácil lançar programa. Difícil é manter rotina. É fácil cobrar resultado. Difícil é criar condições para o resultado acontecer.

O 5S expõe a liderança de verdade. Ele mostra:

• se a empresa tem coragem de decidir e eliminar excessos;

• se o gestor sustenta padrão ou apenas “pede para fazer”;

• se existe disciplina diária ou apenas auditoria eventual;

• se a organização respeita as pessoas ao oferecer um ambiente digno;

• se há coerência entre discurso e prática.

Se o 5S morre, normalmente não é porque ele falhou. É porque a liderança não sustentou o que ele exige: constância, exemplo, método e prioridade.

Conclusão: sem 5S, você escolhe conviver com as mazelas — e pagar por elas

Voltemos ao ponto central: não existe mágica para resolver essas mazelas. Se você não tem 5S, você precisa de outro método que resolva exatamente os mesmos problemas — com a mesma disciplina, frequência e liderança. Caso contrário, você apenas decidiu ser refém do desperdício, da desorganização, da sujeira, da deterioração, da baixa autoestima e da indisciplina operacional.

E aqui vai o chamado à ação, direto e prático:

1. Faça um diagnóstico honesto da sua área: desperdícios, organização, conservação, limpeza, disciplina e atitudes.

2. Assuma uma decisão gerencial: ou o 5S será efetivo e definitivo, ou você aceitará conscientemente os custos e riscos de não tê-lo.

3. Pare de tratar como campanha e transforme em rotina: padrões simples, responsabilidades claras, auditoria como aprendizado, liderança pelo exemplo.

4. Comece pelo básico hoje: elimine excessos, organize para reduzir esforço, limpe para inspecionar, padronize para sustentar e discipline para virar cultura.

E, por fim, uma advertência um pouco forte: não seja conivente, impotente ou até mesmo incompetente sendo escravo daquilo que prejudica os resultados de sua área ou empresa.Ou você implanta o 5S de maneira efetiva e definitiva… ou vai continuar pagando, todos os dias, o preço das mesmas mazelas — apenas com outro nome. Pense nisso.

Haroldo Ribeiro foi citado como um dos maiores especialistas em 5S e TPM do mundo segundo o ChatGPT, Gemini, Copilot, Perplexity e DeepSeek” (30/1/2025). É consultor especializado no Japão, e autor de 36 livros sobre 5S e TPM, desde 1994.

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