Quando o 5S adoece, toda a empresa sente os sintomas

Haroldo Ribeiro e Chat-GPT

Empresas saudáveis não se constroem com discursos, mas com práticas consistentes e sustentáveis. Entre elas, o Programa 5S — se corretamente implantado — é uma das mais poderosas ferramentas de transformação cultural, organizacional e operacional. Contudo, em muitas organizações, aquilo que deveria ser uma base para excelência se transforma em um conjunto de ações pontuais, estéticas e, em alguns casos, meramente cerimoniais.

A pergunta-chave é direta e incômoda: o 5S da sua empresa está promovendo mudanças reais ou apenas enfeitando os ambientes?

Sinais de fracasso nem sempre se manifestam com estrondo. Muitas vezes, são silenciosos, sutis, mas devastadores. Este artigo apresenta os 10 principais sintomas que indicam que o 5S está adoecido, sem rumo e, pior ainda, sem relevância. Detalharemos cada um, sem ordem de criticidade ou frequência, trazendo reflexões para a Alta Administração e até mesmo o Coordenador do Programa, com o objetivo de provocar ação, decisão e transformação.

1º. Informações, resultados e padrões de 5S desatualizados

Nada compromete tanto a credibilidade de um programa quanto a falta de atualização. Quando os resultados das auditorias estão desatualizados, os planos de ação esquecidos e os padrões já não condizem com a realidade, o 5S perde sua função de guia prático do dia a dia. Essa desatualização mostra que o programa foi lançado com entusiasmo, mas não sustentado com disciplina.

Padrões desatualizados não são apenas irrelevantes — eles geram descrédito. O colaborador olha para os quadros e percebe que “ninguém mais liga pra isso”. E se ninguém mais liga, por que ele se esforçaria?

2º. Auditados preocupados apenas com auditorias e auditores

Um sinal grave de fracasso é quando as equipes se preocupam mais com “passar na auditoria” do que com melhorar sua rotina. O foco muda da essência para a aparência. O 5S vira um teatro: os colaboradores “arrumam a casa” antes da visita dos auditores, mas logo depois, tudo volta ao caos anterior.

Isso revela que o programa não foi compreendido como uma filosofia de trabalho, mas como um rito externo. O verdadeiro 5S não deveria ser “preparado”, mas sim vivido continuamente.

3º. Aperfeiçoamentos restritos às auditorias

Há empresas que, mesmo com programas ineficazes, continuam investindo em treinamentos de auditores e melhorias de checklists. Isso é como reformar o termômetro em vez de cuidar da febre. Melhorar apenas a auditoria, sem revisar a cultura, os comportamentos e o engajamento, é investir no sintoma e não na causa.

Essa obsessão pela auditoria mostra que o programa se tornou autossuficiente, e não autossustentável, voltado para si mesmo, esquecendo que deveria estar a serviço da operação, da gestão e da estratégia.

4º. Uso de auditorias surpresas para evitar maquiagens

A intenção aqui até pode ser nobre: evitar que os auditados “maquiem” seus ambientes momentos antes das auditorias. Mas se o 5S fosse realmente incorporado à rotina, isso nem seria necessário. A simples existência da maquiagem já denuncia que o programa é superficial.

Programas maduros não precisam de surpresas. Precisam de constância, confiança e coerência. A surpresa, neste caso, é sintoma de desconfiança e descontrole. Afinal, como está a postura das lideranças que estimulam ou permitem as maquiagens? É fazendo auditorias surpresas que essa postura inadequada será corrigida?

5º. Áreas administrativas indiferentes ao Programa

A resistência passiva da administração — normalmente mais presente nos setores “de escritório” — é outro alerta. Muitas vezes, as áreas administrativas identificam seus armários e mesas como “pessoais” apenas para fugir da auditoria. Essa postura enfraquece o 5S como um valor coletivo.

Se o exemplo não vier dos setores que deveriam ser referência de gestão, como cobrar coerência das áreas produtivas? O silêncio administrativo é ensurdecedor quando se trata de cultura organizacional.

6º. Ordem e limpeza voltadas para estética e não para funcionalidade

É comum ver áreas com excesso de etiquetas, placas, sinalizações e identificações, como se fossem vitrines de loja. Mas o 5S não é decoração. Seu propósito é funcionalidade, eficiência e bem-estar.

Quando tudo é rotulado sem critério, o exagero gera poluição visual. A estética deve ser consequência da organização, não um fim em si mesma. A beleza deve estar na lógica da organização e não no excesso de adornos.

7º. Falta de treinamento para novos colaboradores

Um dos maiores erros das empresas é não incluir o 5S de forma estruturada na rotina das áreas. Às vezes, o novo colaborador assiste a uma breve apresentação institucional, durante a integração, e não é treinado sobre os conceitos nem nas rotinas da áreas que vai trabalhar.

Sem formação, o colaborador não entende os porquês do 5S, nem seu papel no processo. Com o tempo, torna-se mais um a repetir vícios e descumprir padrões, contaminando a cultura com descaso.

8º. Falta de participação do Comitê de 5S

Quando o comitê deixa de atuar, o peso recai sobre o coordenador do programa. Isso gera sobrecarga, desmotivação e, inevitavelmente, o esvaziamento da iniciativa. O 5S deve ser um movimento colaborativo, e não um projeto individual.

A ausência do comitê compromete a sustentabilidade do programa. Sem pluralidade, não há renovação de ideias nem envolvimento real. O resultado é a morte lenta e silenciosa da iniciativa.

9º. Desistência gradual dos auditores

Auditores motivados são os principais defensores do 5S. Quando começam a faltar, atrasar ou abandonar as auditorias, sem nem sequer justiçar e sem o conhecimento de seu líder, é porque já não acreditam na eficácia do programa. Isso pode acontecer por falta de reconhecimento, excesso de tarefas, ou pelo sentimento de inutilidade do que fazem.

O abandono dos auditores é o colapso silencioso do sistema.

10º. Se o Programa acabar, pouca gente sentirá falta

Esse é o sintoma mais grave de todos. Se o programa deixar de existir e ninguém se incomodar, é porque ele nunca foi relevante. E isso diz muito sobre sua condução, seu propósito e sua inserção estratégica.

Quando até as lideranças encaram o 5S como algo “dispensável”, a cultura organizacional já está comprometida. E o que deveria ser alicerce vira ruína.

Conclusão

Não espere o 5S morrer para agir — cure-o agora!

O 5S é muito mais do que limpeza e organização. É a base física e comportamental da cultura de excelência. É um exercício diário de disciplina, respeito e melhoria contínua. Empresas que o tratam com superficialidade estão desperdiçando uma das ferramentas mais poderosas de transformação.

Se sua empresa apresenta um ou mais dos sinais descritos, é hora de agir. A Alta Administração deve liderar esse movimento. Resignificar o 5S não é tarefa do próximo gestor — é a sua missão agora. Mais do que implantar, é necessário implantar de forma definitiva, conectando o programa aos indicadores estratégicos, à cultura e ao legado da liderança.

Pense bem: qual será o legado da sua gestão?

Se for a construção de um Padrão 5S de Classe Mundial, você terá pavimentado o caminho para a excelência.

Se for o fracasso silencioso do programa, talvez nem seu nome seja lembrado.

Não deixe para amanhã a cultura que você pode transformar hoje!

Haroldo Ribeiro foi citado como o maior especialista em 5S e TPM do mundo segundo o ChatGPT, Gemini, Copilot, Perplexity e DeepSeek” (30/1/2025). É consultor especializado no Japão, e autor de 36 livros sobre 5S e TPM, desde 1994.

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