Rumo ao Padrão 5S Classe Mundial: O Senso de Utilização (SEIRI)

Haroldo Ribeiro e Chat-GPT

Você já parou para pensar quanto desperdício, ineficiência e riscos existem em seu ambiente de trabalho simplesmente por não aplicar corretamente o primeiro “S” do 5S? O Seiri, ou Senso de Utilização, é o alicerce do Programa 5S, sendo responsável por garantir que apenas o necessário permaneça nos espaços de trabalho – em condições adequadas e na quantidade ideal.

Desde que criei, em 1996, o processo de Certificação 5S, minha missão tem sido ajudar empresas a formarem uma verdadeira cultura de excelência, promovendo um Padrão 5S Classe Mundial. Este artigo irá explorar cada requisito do Seiri com profundidade e exemplos práticos ajudando você e sua organização a refletirem e agirem para uma transformação definitiva.

1. Ausência de materiais ou documentos sem uso ou em excesso em locais abertos

Um dos sinais mais evidentes da deficiência neste Senso são mesas abarrotadas de documentos e objetos, inclusive de uso pessoal, materiais largados no piso, em cantos de parede, sobre armários, que não são mais utilizados, incluindo de outras áreas. Isso compromete o foco, gera riscos e transmite mal-estar.

Exemplo: Em uma indústria metalúrgica, uma área de usinagem possuía dezenas de gabaritos antigos sobre as bancadas. Após aplicar o Seiri, apenas os 3 modelos ainda em uso permaneceram, liberando espaço e aumentando a segurança.

2. Ausência de materiais ou documentos sem uso ou em excesso em armários, gavetas e caixas de ferramentas

Não basta esconder a desorganização e materiais sem previsão ou condições de uso em compartimentos fechados. O desperdício também compromete a eficiência e dificulta o acesso ao que realmente importa.

Exemplo: Um escritório financeiro reorganizou seus arquivos e descartou mais de 70% dos papéis armazenados sem necessidade legal. Com isso, tornou possível encontrar qualquer contrato em menos de 1 minuto.

3. Ausência de improvisações ou recursos inadequados em locais abertos

Improvisações são inimigas da segurança e da padronização. Um suporte adaptado com arame ou uma extensão elétrica improvisada pode gerar acidentes graves.

Exemplo: Em uma fábrica de alimentos, substituiu-se um carrinho adaptado com madeira por um modelo industrial homologado, evitando lesões por esforço repetitivo e ganhando credibilidade nas auditorias.

4. Ausência de materiais em falta nos locais abertos

A falta de itens essenciais gera interrupções, reduz a produtividade e obriga improvisações. O Seiri prevê não apenas eliminar o excesso, mas garantir a presença do necessário.

Exemplo: Em uma empresa gráfica, definiu-se a quantidade mínima de papel para cada impressora. Com a reposição automática, eliminou-se o tempo perdido por falta de insumos.

5. Ausência de desperdícios (água, energia, papel ou outros materiais de consumo)

Desperdiçar recursos vai contra os princípios de responsabilidade ambiental e gestão eficiente. O Seiri combate o supérfluo e incentiva o uso consciente.

Exemplo: Após análise, uma empresa de TI instalou sensores de presença para iluminação e adotou impressão consciente. A economia foi de 18% na conta de energia e 25% no uso de papel.

6. Ausência de materiais ou documentos sem uso ou em excesso nos armários e caixas de ferramentas

A repetição deste item na avaliação da Certificação 5S reforça a necessidade de vigilância constante, já que é comum que gavetas e armários se tornem depósitos invisíveis de acúmulos inúteis.

Exemplo: Em um laboratório químico, cada técnico passou a revisar semanalmente seu armário. Essa simples prática resultou em descarte de reagentes vencidos e melhor aproveitamento de espaço.

7. Ausência de improvisações ou recursos inadequados em compartimentos fechados

Não são apenas os ambientes visíveis que exigem atenção. Improvisações escondidas são igualmente perigosas, pois escapam aos olhos, mas não aos riscos.

Exemplo: Em uma oficina automotiva, foram eliminados cabos de bateria remendados e ferramentas “adaptadas” guardadas em gavetas. Isso reduziu falhas e melhorou a imagem da empresa junto aos clientes.

8. Ausência de materiais faltantes nos armários e gavetas

Ao abrir um armário ou caixa de ferramentas, espera-se encontrar o necessário, nem mais, nem menos. A falta de controle nesses espaços gera perdas de tempo e improvisações.

Exemplo: Na manutenção de uma fábrica, criou-se um “kit padrão” por função, com checagem diária. Isso eliminou atrasos por ausência de ferramentas e aumentou a produtividade da equipe.

9. Ausência de recursos com problemas de conservação

Materiais danificados, sujos ou deteriorados não cumprem sua função e transmitem negligência. Manter apenas o necessário inclui garantir que esse necessário esteja em bom estado.

Exemplo: Uma empresa têxtil criou uma rotina de inspeção visual semanal dos equipamentos manuais. O descarte de peças quebradas reduziu o retrabalho e melhorou os indicadores de qualidade.

10. Ausência de problemas de conservação nas instalações prediais, elétricas e hidráulicas que comprometam a segurança ou a produtividade

O ambiente físico deve apoiar o trabalho, não ser um obstáculo. Vazamentos, infiltrações, fios expostos ou iluminação deficiente indicam falhas que afetam diretamente o desempenho.

Exemplo: Após um diagnóstico de Seiri, uma escola identificou vazamentos em dois banheiros e tomadas quebradas em salas de aula. A manutenção corretiva trouxe conforto, segurança e valorização do espaço.

11. Providências já tomadas para os problemas de conservação detectados

Apenas identificar os problemas não é suficiente. A ação imediata e eficaz define o verdadeiro compromisso com o Seiri. Um problema conhecido e não resolvido é pior que um problema oculto.

Exemplo: Em um setor administrativo, após detectar trincas na parede e cadeiras com rodízios quebrados, a equipe registrou os problemas, acompanhou a correção e comprovou a solução com evidências fotográficas.

Conclusão

O Seiri não é apenas um exercício de descarte ou organização: é um compromisso com a excelência operacional, a segurança, a produtividade e o respeito ao ambiente. Cada requisito da Certificação 5S que criei tem um propósito prático e estratégico, que vai muito além da estética.

Portanto, eu desafio você: sua área está pronta para conquistar um Padrão 5S Classe Mundial? Está disposto a eliminar o desnecessário, cuidar do que importa e transformar seu ambiente – físico e digital – em um exemplo de eficiência?

A resposta marcará o início de uma nova jornada. Uma jornada em que o Senso de Utilização será o primeiro passo rumo à excelência – reconhecida, sustentável e, acima de tudo, humana.

Haroldo Ribeiro foi citado como o maior especialista em 5S e TPM do mundo segundo o ChatGPT, Gemini, Copilot, Perplexity e DeepSeek” (30/1/2025). É consultor especializado no Japão, e autor de 36 livros sobre 5S e TPM, desde 1994.

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