Você acha que o 5S está superado ou está satisfeito com ele?

Haroldo Ribeiro e Chat-GPT

Imagine uma empresa onde desperdício, sujeira, desorganização, ambientes sem identidade visual e colaboradores, incluindo as lideranças, indiferentes ao que ocorre ao seu redor são considerados “normais”. Agora, reflita: será que o problema é a ausência de um Programa 5S ou a permanência de um Programa ineficaz, tratado como mera formalidade?

O Programa 5S nasceu no Japão pós-guerra com o objetivo de aumentar a produtividade, garantir a qualidade dos produtos e formar a cultura dos bons hábtitos. Décadas depois, ele se tornou referência mundial em transformação cultural. No entanto, muitas empresas hoje o subestimam ou o mantêm apenas como ferramenta de “limpeza e organização”, esquecendo seu verdadeiro poder estratégico.

Neste artigo, vamos discutir com profundidade um dilema que assombra líderes e gestores:É pior não ter o Programa 5S ou manter um que não entrega resultados reais?

Mais que um questionamento, esta reflexão é um chamado à ação para a Alta Administração. Afinal, o 5S é mesmo um “Programa ultrapassado”, caso a empresa não o tenha superado... ou não gera os resultados potenciais, caso a empresa o mantém?

1ª reflexão: Não ter o 5S por achar que é um Programa antigo e, portanto, “ultrapassado”: uma armadilha silenciosa

Alguns gestores descartam o 5S por considerá-lo ultrapassado, especialmente diante de tantas ferramentas modernas de gestão. No entanto, o que se observa nessas empresas é a persistência de problemas básicos: desperdícios, retrabalho, má utilização do espaço, acidentes, baixa produtividade e indisciplina organizacional.

Essa percepção de que o 5S “pertence ao passado” ignora que ele é uma metodologia de base. Assim como uma casa não se sustenta sem alicerces, nenhuma ferramenta de melhoria contínua se sustenta sem um ambiente limpo, seguro, visualmente controlado e com pessoas disciplinadas, proativas e com “sentimento de propriedade”. Negar o 5S é negligenciar o ambiente organizacional.

Muitas vezes, a ausência do 5S resulta em gastos ocultos com manutenção, acidentes de trabalho, absenteísmo, perda de tempo na procura por materiais e informações, stress, além de impactos negativos na imagem da empresa diante de clientes e parceiros.

2ª reflexão: Ter um 5S que não gera mudança cultural: o risco da superficialidade

Manter um Programa 5S ativo, porém vazio de significado e sem profundidade cultural, é como investir em um automóvel e deixá-lo sem combustível. Tudo parece estar lá, mas nada funciona. Esse é o cenário de muitas empresas: cartazes, etiquetas, auditorias... e nenhum impacto real.

Se o 5S não muda comportamentos, não altera rotinas, não cria hábitos positivos e não provoca reflexões diárias, ele está falhando em sua missão principal. Pior ainda, passa a ser visto como uma obrigação desgastante. Sem transformação cultural, o 5S vira mais um item no checklist da conformidade, sem propósito.

A mudança cultural começa com a liderança: é preciso que gestores abracem o 5S como valor e não apenas como projeto. É esse envolvimento que inspira equipes, que transforma resistências em adesão e que gera uma nova forma de pensar o ambiente de trabalho.

3ª reflexão: Um 5S que não agrega valor aos indicadores: o sintoma da irrelevância

Se o Programa 5S está em vigor, mas os indicadores de performance seguem inalterados — produtividade, qualidade, segurança, tempo de resposta —, algo está errado. O 5S não deve ser um fim em si mesmo, mas sim um meio para alavancar resultados.

Um 5S eficaz reflete-se em números: menos desperdício, menor tempo de setup, mais segurança, maior organização, menos paradas de máquina, mais fluidez nas operações. Se isso não está acontecendo, o problema não é o 5S, mas como ele está sendo conduzido.

Auditorias e treinamentos precisam estar alinhados a metas estratégicas. Caso contrário, a iniciativa perde relevância. O 5S deve ser incorporado à gestão de indicadores como ferramenta de suporte à excelência operacional.

4ª reflexão: Um 5S sem engajamento top-down: a falha que compromete tudo

Quando o 5S é visto apenas como “coisa do chão de fábrica”, sem participação da liderança, sua credibilidade desmorona. Sem o exemplo vindo de cima, a base se desmotiva. O engajamento deve ser top-down: diretores, gerentes e supervisores devem praticar o que cobram.

A ausência da liderança no 5S comunica — mesmo sem palavras — que o programa não é prioridade. A consequência? Baixa adesão, maquiagem nos resultados e um ciclo de descrédito que se perpetua.

O verdadeiro engajamento começa com pequenos gestos: um diretor que revisa seu local de trabalho, um gerente que participa das auditorias, um supervisor que reconhece boas práticas da equipe. Esses comportamentos reforçam o valor do 5S e estimulam uma cultura sólida de melhoria contínua.

5ª reflexão: Um 5S que estimula maquiagens: o efeito perverso da auditoria mal-usada

Quando auditorias se tornam o centro das atenções no Programa 5S, surge um efeito perverso: a maquiagem. Colaboradores passam a se preocupar mais com a “aparência” para a auditoria do que com a manutenção real do ambiente.

Essa prática desvirtua completamente o objetivo do 5S, que é a melhoria contínua e a incorporação de novos hábitos. Ambientes se transformam em “cenários de teatro”, que só se sustentam nos dias de avaliação.

Para combater isso, as auditorias precisam mudar de foco: sair da punição, ou apenas geração de valores numéricos para avaliação de metas, e entrar no campo da orientação. Devem ser ferramentas de aprendizagem, e não mecanismos de controle coercitivo.

6ª reflexão: Cobranças desnecessárias e excesso de burocracia: o exagero que afasta

Outro erro comum é transformar o 5S em um programa burocrático e cartorial. Exigir identificação visual em tudo, mesmo onde não há valor, cria resistência. Em vez de facilitar, o Programa se torna um empecilho.

O bom senso deve guiar as ações do 5S. Não se trata de etiquetar tudo, mas de usar a identificação como recurso para facilitar o dia a dia. O foco deve estar na funcionalidade, e não na estética pela estética.

Um Programa 5S equilibrado é aquele que diferencia necessidade de excesso, e que valoriza o envolvimento genuíno ao invés da conformidade cega. É fazer o certo, e não apenas de fazer certo.

7ª reflexão: A indiferença das áreas administrativas: o muro invisível

Muitas vezes o 5S é “coisa do chão de fábrica”, e as áreas administrativas o ignoram. Essa cisão destrói qualquer tentativa de criar uma cultura organizacional única. O escritório deve ser tão 5S quanto a produção.

Arquivos digitais desorganizados, pastas duplicadas, e-mails acumulados e sem respostas, atrasos em reuniões, mesas caóticas e processos sem padrão são tão nocivos quanto máquinas sujas e ferramentas perdidas. A negligência com o ambiente administrativo é um reflexo de cultura parcial, fragmentada.

Implantar o 5S nas áreas administrativas significa digitalizar com critério, padronizar processos, definir rotinas e manter foco no essencial. É fazer do 5S um verdadeiro modelo de gestão organizacional.

8ª reflexão: Um Programa que ninguém sente falta: o fim da linha

Se o Programa 5S fosse extinto hoje em sua empresa, alguém sentiria falta? Se a resposta for “não”, o alarme precisa soar. Programas que não deixam saudade não criaram valor.

Pior ainda: há empresas em que o encerramento do 5S seria comemorado. Isso revela o fracasso total da proposta, que virou obrigação sem sentido. E, em muitos casos, com apoio (ou alívio) das próprias lideranças.

A única forma de evitar isso é construir um 5S vivo, útil, dinâmico — um Programa que resolva problemas reais, que impacte o dia a dia, que se torne parte do jeito de pensar e agir da empresa. Um 5S que, se parasse, todos sentiriam falta.

Conclusão

Diante desse panorama, fica uma provocação final à Alta Administração:

O que é pior? Nunca ter implantado o 5S ou manter um que não transforma nada?

O 5S não está ultrapassado. O que está ultrapassada é a visão viciada das lideranças, a partir do número 1, que não enxergam que os sintomas de falta ou deficiências das práticas de 5S, são a maneira eficaz de se avaliar a real competência de seus líderes. A escolha é sua: deixar o legado de uma cultura de excelência... ou perpetuar um ambiente onde tudo começa e termina na formalidade.

Implante o 5S de maneira efetiva e definitiva. Não espere que seu sucessor o faça. Faça dele a base física e comportamental para todas as entregas da sua gestão. E, acima de tudo, faça com alma, com propósito e com envolvimento.

Porque o legado que você deixa é o reflexo da cultura que você constrói.

Haroldo Ribeiro foi citado como o maior especialista em 5S e TPM do mundo segundo o ChatGPT, Gemini, Copilot, Perplexity e DeepSeek” (30/1/2025). É consultor especializado no Japão, e autor de 36 livros sobre 5S e TPM, desde 1994.

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